3 necessary skills
Thời gian qua tôi dành nhiều công sức để nghiên cứu và suy ngẫm về những kỹ năng mà hầu hết mọi người hiện nay còn thiếu sót, kể cả sinh viên, giới công nhân viên chức, hay chính bản thân tôi đã từng khốn đốn vì chưa được trang bị. Hôm nay xin chia sẻ vài điều với các bạn trẻ, bạn cùng lứa và cả những bạn đang rối rắm, chìm ngập trong những công việc bận rộn thường nhật.
Không ai không nhận ra rằng kỹ năng được đúc kết, tích lũy qua 1 thời gian dài học hỏi, cọ sát với môi trường thực tế bên ngoài. Phần lớn ( theo ý kiến nhận định chủ quan của tôi ) thì những bạn sinh viên ra trường hiện nay còn khá lúng túng khi bước vào một môi trường làm việc chuyên nghiệp. Thực tế cho thấy mức độ thăng tiến cao trong công việc của những bạn ngoài kỹ năng chuyên môn giỏi, còn kèm theo những kỹ năng bổ trợ tốt. Khoảng cách khi ra trường giữa 2 bạn trẻ có thể là ngang nhau, song qua 1 thời gian ngắn, độ hiệu quả công việc 2 bạn tạo ra có thể là hoàn toàn khác nhau.
Tôi không dám khẳng định bạn sẽ thay đổi sau khi đọc bài viết này, việc học kỹ năng đòi hỏi sự nỗ lực và kiên trì lâu dài rèn luyện. Chỉ mong các bạn có thể nhận ra được điều gì đang cần thiết cho các bạn lúc này, để giúp cho cuộc sống của bạn thêm phần thú vị hơn.
1. Kỹ năng quản trị thời gian
Kỹ năng đầu tiên tôi muốn nhấn mạnh ở đây chính là thời gian. Bạn thua bạn bè cùng lứa trong khả năng tư duy, độ IQ, hay trong những khâu giải quyết công việc 1 cách nhạy bén. No problem!!! Bạn sẽ có thể ngang bằng họ, hoặc cũng có thể hơn họ lắm chứ, điều quan trọng là bạn có nhiều thời gian hơn họ để học hay không?
Bạn có rất nhiều việc, nhưng hiện tại những ngày trong tuần bạn không thể giải quyết hết được, hoặc vì lý do chủ quan nào đó, bạn coi việc đó là việc lặt vặt, nên dự định những ngày cuối tuần bạn sẽ giải quyết. Đến cuối tuần thì bạn lại phải dành thời gian cho những cuộc hẹn đột xuất, những chuyện mà bạn cứ tưởng có nghĩ cũng không thể xảy ra. Và thế là những việc tồn đọng cứ chồng chất… Bạn phải từ chối, lúc này bạn lại hỏi mình có cần học “kỹ năng từ chối” không?
Nếu thật sự bạn quản lý công việc, sắp xếp theo đúng trình tự thời gian và giải quyết một cách đơn giản thì câu hỏi có nên học kỹ năng từ chối đó chẳng có gì quan trọng.
Đặc biệt, một số bạn bè của tôi họ luôn bận rộn với hàng đống công việc, thời gian họ dành cho gia đình, bạn bè có vẻ như là xa xỉ. Họ luôn muốn làm mọi việc trở nên phức tạp hơn, kéo theo hàng loạt những vấn đề không đáng có xảy ra ngoài ý muốn.
Thời gian sẽ có nhiều hơn cho bạn nếu như bạn xử lý lượng công việc hàng ngày 1 cách có khoa học. Tôi xin giới thiệu cuốn sách Getting Things Done – The Art Of Stress-Free Productivity[1] của David Allen. Hoặc là bạn có thể tìm mua cuốn “OK mọi việc” được NXB Lao động – xã hội dịch ra.
Dưới đây xin giới thiệu vài dòng review cho cuốn sách…
Những phương pháp của ngày hôm qua không thể áp dụng được trong ngày hôm nay. Với cuốn sách OK mọi việc (Getting things done), huấn luyện viên kỳ cựu, nhà cố vấn quản trị David Allen chia sẻ những phương pháp hiệu quả giúp bạn, giống như hàng chục nghìn người khác đã từng được ông đào tạo, giảm stress và tìm thấy sự thoải mái trong cuộc sống. Thông điệp của Allen rất ngắn gọn: Bạn hãy tổ chức lại bản thân để giải phóng trí óc bạn, tập trung cho những gì xứng đáng hơn.
OK mọi việc cung cấp một hệ thống hoàn chỉnh để lấy ra mọi thứ đang chất chứa trong tâm trí bạn và sắp xếp chúng vào các danh sách công việc và hồ sơ lưu trữ. Mọi phương pháp, bí quyết được trình bày đều nhằm mục đích giải phóng trí óc bạn để tập trung vào bất cứ thứ gì bạn đang theo đuổi Lập luận của Allen rất đơn giản: hiệu suất công việc của chúng ta tỷ lệ thuận với năng lực chúng ta dành cho nghỉ ngơi, thư giãn. Chỉ khi trí óc sáng suốt và các suy nghĩ được sắp xếp có trật tự thì chúng ta mới làm việc hiệu quả và giải phóng được các khả năng còn đang tiềm tàng trong mỗi chúng ta.
Cuốn sách này rất đơn giản, đọc dễ hiểu và có thể áp dụng được ngay. Khi làm việc tôi có thể tập trung tối đa vào công việc cần giải quyết mà không phải lo sợ những việc khác có thể ảnh hưởng tới mình.
Và cuốn Time Management[2] cũng là cuốn tôi cũng muốn chia sẻ với các bạn. Cuốn này nặng về quản lý hơn, nhưng đọc vẫn thấy có nhiều điều thú vị trong đó.
2. Kỹ năng đàm phán và giải quyết vấn đề
Tôi đưa 2 kỹ năng vào thành 1 mục vì thực tế, chỉ cần bạn thành thục 2 kỹ năng này, bạn có thể giải quyết được 80% số lượng công việc hàng ngày của bạn một cách nhanh nhất.
Negotiation skills…
“If you’re there before it’s over, you’re on time.” – James J. Walker
Trước kia tôi có quan tâm tới kỹ năng đàm phán, song nghiên cứu không được kỹ cho lắm, thường tìm những cuốn sách nào đọc dễ hiểu, và thống kê lại tôi thấy nhiều khi bị nhập nhằng lẫn lộn vì có đủ kiểu hình thức đàm phán. Và khi xử lý một vấn đề mang tính chất đàm phán thì tôi hơi bị lúng túng đưa ra giải pháp. Tình cờ đi học một lớp của Pioneer, kỹ năng đàm phán được thầy Dương Ngọc Dũng[3] đúc kết qua 5 loại.
- Competitive ( Win – Lose )
- Avoiding
- Accommodating
- Compromising
- Collaborating ( Win – Win )
Tôi có tìm hiểu thêm một số sách khác Negotiating for Dummies, Smart Negotiating… , song không có sách nào nói rõ có 5 hình thức vậy. Tuy nhiên, theo cá nhân tôi, mọi kiểu đàm phán gom lại thành 5 kiểu là đầy đủ. Như trong cuốn sách được cho rằng hay nhất của đàm phán là You can negotiate anything[4] của Herb Cohen, bạn chỉ tìm thấy 2 loại là win – lose và win – win. Từ 2 loại này bạn sẽ xét tới những loại khác có thể xảy ra trong quá trình đàm phán.
Bạn có thể tìm đọc cuốn đó hoặc các loại sách khác để hiểu rõ thêm về đàm phán. Bạn sẽ nhận ra vấn đề “Thời gian” – yếu tố cũng rất quan trọng trong đàm phán – được tác giả nhắc tới trong cuốn sách. Hoặc bạn có thể biết một số thuật ngữ, phương pháp mà các nhà đàm phán hay sử dụng như BATNA[5], vài nguyên tắc cơ bản khi thương thảo.
Tôi xin chia sẻ vài cuốn sách hay ngoài cuốn trên cho các bạn : Negotiating for Dummies[6], Getting to YES[7], Smart Negotiating[8]
Problem Solving skills…
Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn có thể xử lý hiệu quả hơn cho những việc bạn dự trù trước, còn kỹ năng giải quyết vấn đề có thể giúp bạn vừa những việc bạn biết được vừa cho cả những việc không thể lường trước được, xảy ra bất ngờ với mình.
Vậy đâu là vấn đề? Vấn đề được hiểu như thế nào?
Cái vấn đề tìm hiểu “kỹ năng giải quyết vấn đề” chính là vấn đề thật sự có vấn đề ^^. Nói đùa chút chơi, thật ra chính bản thân tôi cũng hiểu học kỹ năng này là như thế nào. Sách vở, báo chí ghi nhận lại rất nhiều phương pháp, bạn có thể search là ra ngay. Nhưng cốt lõi, tình huống nào được gọi là vấn đề, và nhận diện nó ra sao thì còn mập mờ cho lắm. Vài dòng tôi học được từ thầy Dũng, hy vọng giúp ích được cho bạn…
Vấn đề là Problem, là một điều khó khăn nào đó xảy ra, theo cá nhân mình nhận thức được. Nó xảy ra trong hoàn cảnh chủ quan và đôi khi không cần phải có giải pháp.
Từ “vấn đề” dịch sang tiếng việt bao trùm tất cả. “matter, issue, question, concern…” cũng được hiểu là vấn đề. Nhưng nó hàm ý mang nghĩa khách quan, tức là những sự việc ngoài tầm nhận thức chủ quan của mình.
Issue - chủ đề, đề tài.
Matter - vấn đề quan trọng
Question – vấn đề truy vấn
Concern – vấn đề chưa xảy ra.
Vấn đề đôi khi là những việc đơn giản, hoặc đôi khi là những việc rất phức tạp, khó khăn. Chẳng hạn như tìm ra một con đường nhanh nhất để đến nơi làm đúng giờ khi rơi vào tình trạng kẹt xe mỗi ngày cũng là một vấn đề tất cả chúng ta đều mơ ước. Nếu bạn thường xuyên giải quyết được vấn đề của mình. Bạn sẽ rất thành công và tự tin hơn.
Giải quyết vấn đề thì có nhiều phương pháp khác nhau, điều quan trọng là bạn chỉ cần phân tích đâu là nguyên nhân cốt lõi ( Root Cause Analysis ) thay vì chỉ quan sát vấn đề từ bên ngoài ( mà chúng ta hay thường gọi là hiện tượng ). Dưới đây vài phương pháp quen thuộc để nhận diện Root Cause và xử lý chúng :
- 6 Thinking hats ( 6 chiếc nón tư duy )
- Fishborne
- Thinkings
6 thinking hats[9] của Tiến sĩ Edward de Bono là mô hình được rất nhiều công ty, tổ chức, tập thể trên thế giới sử dụng. Hiệu quả của nó vô cùng to lớn như có thể kích thích được khả năng suy nghĩ song song, đối lập và cả toàn diện. Nó có thể tách riêng ra từng cá tính khác nhau, song vẫn đảm bảo được hiệu quả và chất lượng.
Trong phương pháp này, công cụ không thể thiếu chính là Brainstorming. Brainstorming thì chắc hẳn ai cũng biết, dễ nhận thấy nhất là trong làm việc nhóm. Phương pháp này giúp các bạn có thể đưa ra những ý kiến, giải pháp từ thực tiễn đến điên rồ nhất để có thể có nhiều phương án lựa chọn tối ưu cho việc giải quyết vấn đề.
Các bạn có thể down file audio và sách 6 Thinking Hats[10] , và Brainstorming skill[11] .
Fishborne Diagram
Đây là một trong những phương pháp phổ biến được áp dụng để phát triển Root Cause Analysis. Chúng ta hay biết qua tên gọi khác là quy trình “5 WHY” của công ty TOYOTA. Fishbone Diagram (hay Ishikawa diagram) chính là mô hình hoá quy trình này.
Công cụ này được hiểu là việc sử dụng câu hỏi “TẠI SAO” nhiều lần – ít nhất là 5 lần – cho đến khi tìm ra được yếu tố cốt lõi nhất (atomic – yếu tố hạt nhân) nhưng phải đảm bảo có thể xử lý được (actionable).
Tư duy (thinking) thì có rất nhiều loại với đủ định nghĩa, phương pháp khác nhau
- Tư duy sáng tạo
- Tư duy đột phá ( tư duy phá cách )
- Tư duy chiến lược
- Tư duy phê phán
- Tư duy trực quan
Về bộ kỹ năng tư duy này, tôi không đề cập nhiều vì các bạn có thể thấy hàng ngày, mọi nơi có đủ sách báo, phim ảnh nói về chúng. Ngay trong bài viết trước[12] của tôi từ đầu năm 2010 cũng nói tới vấn đề chiến lược.
Tư duy sáng tạo, tư duy đột phá thì các bạn có thể tìm đọc những cuốn sách trong ngành marketing hoặc trong lĩnh vực quản trị. Theo Peter F. Drucker, “kinh doanh chỉ có 2 chức năng chủ yếu: marketing và sáng tạo” nên những bộ sách với nội dung sáng tạo rất nhiều và phong phú. Tôi chỉ giới thiệu với các bạn cuốn Tư duy đột phá[13].
Tư duy thực chất không phải là một hoạt động vất vả và khó nhọc như nhiều người hằng nghĩ, mà là một hoạt động đầy thử thách và thú vị bởi nó thu hút được sự quan tâm và trí tưởng tượng. Bạn có thể tư duy tốt nếu ngoài nắm vững những kiến thức, bạn còn phải vượt qua rào cản, trở ngại về nhận thức của bạn : như rào cản về chính trị, đạo đức, xã hội, cảm xúc, tinh thần… hay những định kiến về văn hoá…
Đặc biệt, trong tư duy phê phán cần thiết nhất là bỏ qua những rào cản như thế, vì tư duy phê phán là công cụ chính để nâng cao khả năng nhận biết và giải quyết vấn đề.
Trong giải quyết vấn đề, bạn không nên vội vàng xử lý ngay. Nếu quá vội vàng, bạn có nguy cơ giải quyết phần ngọn của vấn đề mà chưa khắc phục được gốc rễ thì sẽ vô cùng nguy hiểm. Thật không may là đôi khi người ta vẫn dễ bị đánh lừa bởi những gì có thể nhận thấy bên ngoài, và vì vậy, khi giải quyết bất kỳ vấn đề nào, bạn cần bình tĩnh và luôn đảm bảo bạn có thể dành đủ thời gian để tìm ra được “root cause” của nó.
Khi tìm được “root cause” rồi bạn sẽ vận dụng các phương pháp tôi nêu ra ở trên, kết hợp với những kiến thức và tư duy của mình để
tìm ra giải pháp, nhưng cố gắng tìm càng nhiều càng tốt. Trong lúc tìm giải pháp, bạn không nên bận tâm đến tính khả thi của chúng. Vì nếu phải đắn đo, cân nhắc lúc này, bạn sẽ khó có thể tìm được nhiều giải pháp. Khi có một “kho” giải pháp rồi, bạn suy nghĩ tính khả thi vẫn chưa muộn. Cuối cùng, bạn hãy cân nhắc và quyết định chọn một giải pháp phù hợp nhất với hoàn cảnh thực tế của mình. Giải pháp phù hợp, có khi không phải là giải pháp tốt nhất.
Có một nghịch lý là chúng ta thường dành rất nhiều thời gian để tìm giải pháp, thậm chí tìm được giải pháp rất tuyệt vời. Nhưng sau đó thì lại chẳng làm gì cả. Giải pháp vẫn chỉ là giải pháp, còn vấn đề vẫn còn nguyên đấy. Đó chính là điều tôi muốn nói với bạn. Khi chọn được giải pháp rồi, hãy bắt tay thực hiện ngay để biến nó thành hiện thực…
3. Kỹ năng tạo động lực
Nó mang tên gọi thuần tuý là “kỹ năng tạo động lực cho nhân viên”, nhưng ở đây tôi chỉ đề cập tới vấn đề tạo động lực cho bản thân mỗi chúng ta.
Bạn thất bại trong một đợt thi tuyển phỏng vấn vào công ty hằng mơ ước, bạn thất bại trong chuyện tình cảm, bạn thất bại… thất bại trong rất nhiều chuyện. Trớ trêu thay, nếu những thất bại này đến dồn dập liên tiếp ập đến với bạn thì xác suất khả năng suy sụp ít ra về mặt tinh thần của bạn sẽ rất cao. Thông thường con người ta những lúc đó buồn thì buồn, suy nghĩ nhiều thì cũng suy nghĩ nhiều. Nhưng sự khác nhau giữa mọi người là thời điểm đứng lên, thời điểm bắt đầu lại từ đầu hoặc bắt đầu đi tiếp cuộc hành trình đạt đến ước mơ của mình.
Tôi xin không nêu ra những phương pháp tạo động lực, vì thiết nghĩ, bạn chính là động lực tốt nhất cho chính mình. Động lực của bạn phải xuất phát từ trong chính bản thân bạn. Và chỉ có chính bạn mới “phát minh” ra phương pháp nào tốt nhất mà thôi. Trong phần này cuốn sách tôi đề cập là Winning Habits[14]
Động lực chỉ có 2 loại : động lực tích cực và động lực tiêu cực.
Trong tình huống ví dụ cụ thể, bạn phải đến công ty đi làm vào buổi sáng, nhưng bạn muốn ngủ thêm nữa. Làm sao bạn tự tạo ra động lực để có thể tự lôi bạn ra khỏi giường và đi làm đúng giờ hoặc có thể tới sớm hơn mọi người khác. Bạn sẽ nghĩ tới 2 hoàn cảnh giả định :
- Bạn nghĩ tới hình ảnh các đồng nghiệp khen bạn đi làm sớm, được sếp đánh giá cao… và một chút gì đó cảm thấy hãnh diện, tự hào…
- Bạn nghĩ tới hình ảnh trách móc của sếp, những cái chắc lưỡi của mọi người xung quanh khi thấy bạn lầm lũi từ phòng sếp ra…
Cái nào cũng có thể tạo động lực cho bạn, nhưng thường bản thân mỗi người ai cũng thích đư
ợc như hoàn cảnh tích cực trên. Riêng với bản thân tôi, đôi khi tôi nghĩ tích cực và đôi khi tôi cũng nghĩ tiêu cực. Nhưng thường là tích cực nhiều hơn, và phần lớn động lực của tôi tới từ những thất bại. Thú vị là mỗi lần thất bại việc gì đó, cho dù làm đi làm lại rất nhiều lần vẫn thất bại thì động lực càng lớn hơn, và khi đạt được điều đó rồi thì động lực chuyển sang niềm hạnh phúc, lúc đó tôi biết mình chuẩn bị những động lực khác để đón nhận thất bại trong những việc mình chưa đạt được tiếp theo.
Có thể với bạn, động lực là khi bạn biết đặt ra các mục tiêu nho nhỏ và hoàn thành chúng, bạn gặt hái được niềm vui và sự phấn khích từ bên trong. Và cho dù đến từ đâu đi chăng nữa, các bạn hãy luôn giữ gìn động lực và phát huy nó ngày càng lớn hơn.
Như trong bài viết của Adam Khoo[15] về cái giá trở thành thiên tài, bạn sẽ thành công nếu bạn dám trả giá cho việc mình làm, cho ước mơ của bạn.
Bạn không thể học mỗi ngày 16 tiếng, không thể bắt mình cuối tuần ở nhà mày mò nghiên cứu trong khi các bạn mình tung tăng tận hưởng không khí “weekend”. Nếu bạn không chịu được những cảnh như thế, bạn sẽ không thể đạt được thành công một cách nhanh nhất và vượt trội hơn người khác. Còn ngược lại, nếu bạn làm được điều đó, thì có nghĩa là động lực bạn mang trong người rất lớn, nó có thể đủ sức giúp bạn đi nhanh và xa hơn trên con đường của mình. Những người khác có thể cố gắng khuyến khích bạn nhưng chính bạn lại là người duy nhất có thể đạt được những gì bạn mong muốn. Bạn là người duy nhất phải thực hiện mơ ước của mình. Khi bạn nói không thể, thì bạn sẽ thất bại. Khi bạn nói có thể, bạn sẽ tìm mọi cách tốt nhất để làm điều ấy. Hãy học cách nói tích cực: tôi có thể làm, và tôi phải làm bằng được. Kể cả nếu bạn thất bại, thì đó cũng là một kinh nghiệm không tồi.
Có một câu triết lý rất thâm thuý của Đặng Tiểu Bình[16] mà tôi rất thích : “Mèo trắng hay mèo đen không quan trọng, miễn là bắt được chuột”. “mèo trắng mèo đen” ở đây là chính sách Đặng Tiểu Bình áp dụng để đưa Trung Quốc trở thành một cường quốc trên thế giới. Nhưng hàm ý tôi muốn nói ở đây là bất kỳ người nào cũng có thể thành đạt, dù có thể xuất thân từ những tầng lớp khác nhau, nhưng người ta làm được, mình cũng vẫn có thể làm được. ^^.
Điều cuối cùng tôi muốn nói là Thành công đến từ những thứ quanh mình. Bạn hãy cố gắng rèn luyện bản thân mình, dành thời gian và sức lực để đương đầu với những thách thức, cơ hội mình đối mặt chứ không phải để phàn nàn, để buồn bả và để suy sụp. Hệ luỵ của sự suy sụp từ một thất bại nào đó sẽ kéo dài thời gian bạn đạt được ước mơ bạn hơn. Hãy bắt đầu với việc tìm cho mình những người có thái độ tích cực ở xung quanh. Họ sẽ khuyến khích và ủng hộ bạn. Hãy tránh xa những người có thái độ tiêu cực bởi vì họ sẽ làm bạn nản lòng, phá hỏng ước mơ và mục tiêu của bạn.
Hãy bắt đầu ngay bây giờ, hãy viết ra mục tiêu của bạn, những công việc hàng ngày, hàng tháng, đặt những nơi bạn có thể nhìn thấy. Hoặc điên rồ và ngộ nghĩnh hơn, hãy tự gửi cho mình 1 bức thư, đề ngày tháng năm, lúc bạn bắt đầu thực hiện công việc. Hoặc hãy gặp một vài người bạn và hứa với họ. Điều đó có thể giúp bạn có trách nhiệm với người khác để hoàn thành công việc của mình hơn…
Chúc các bạn thành công!!!
———————————————————————————————————————————————————————
[1] Getting Things Done – The Art Of Stress-Free Productivity – http://www.mediafire.com/?5pqa2ld851jz3v8
[2] Time Management – http://www.mediafire.com/?yb3u59sbxaqxz2w
[3] Tiến sĩ Dương Ngọc Dũng – http://bit.ly/DND2010
[4] You can negotiate anything – Sách này được nhiều nhà xuất bạn dịch ra, với tựa “Bạn có thể đàm phán bất cứ điều gì”, bản dịch tôi thấy một số người tôi quen nhận xét là không được sát với cuốn sách gốc.
[5] BATNA <Best Alternative To Negotiated Outcome> – http://en.wikipedia.org/wiki/Best_alternative_to_a_negotiated_agreement
[6] Negotiating for Dummies – http://www.mediafire.com/?n42e6oah5hh9e97
[7] Getting to YES – http://www.mediafire.com/?18tpp10r554ve00
[8] Smart Negotiating – http://www.mediafire.com/?z5jir3bjmuubonk
[9] Six Thinking Hat – http://en.wikipedia.org/wiki/Six_Thinking_Hats
[10] Audio và sách 6 Thinking Hats – http://www.mediafire.com/?3kgbcspya9yt2o0
[11] Brainstorming skill – http://www.mediafire.com/?qyzrr490v3dhum5
[12] Vài dòng nhìn lại – http://sidsloth.myplus.org/feeling/vai-dong-nhin-lai/
[13] Tư duy đột phá – http://www.mediafire.com/?dkt7ah854c7mexg
[14] Winning Habits – http://www.mediafire.com/?td1lfehnfxcg2xd
[15] Bài viết của Adam Khoo – http://bit.ly/adamkhoo
[16] Đặng Tiểu Bình – http://bit.ly/DTBwiki









